Unterlagen für Ferienvermieter: Inhalte und Aufbewahrung
Der Beitrag ordnet die Dokumente für Gästemeldung, Kurbeitrag, Statistik und Buchführung. Er erklärt, was in die jeweiligen Unterlagen gehört und welche Aufbewahrungspflichten sicher zu prüfen sind.
Wer Ferienwohnungen vermietet, braucht nicht für jeden Zweck einen neuen Zettel. Entscheidend ist vielmehr, die Unterlagen von Beginn eines Aufenthalts an so zu führen, dass Gästemeldung, Kurbeitrag, Statistik und Buchführung jeweils auf dieselben überprüfbaren Grunddaten zurückgreifen. Das verhindert, dass die tatsächlich abgereisten Gäste am Monatsende aus Kalendern, Zahlungsapps und handschriftlichen Notizen rekonstruiert werden müssen.
Welche Pflichten im Einzelnen gelten, hängt unter anderem von der kommunalen Kurbeitragssatzung, dem Bundesland, der Art der Unterkunft und der steuerlichen Einordnung ab. Die folgende Vorlage ist deshalb eine Organisationsgrundlage, kein Ersatz für die Satzung Ihrer Gemeinde oder steuerliche Beratung. Zur Abgrenzung der Aufgaben von Vermieterin, Gemeinde und Statistikstelle hilft auch der Beitrag Meldeschein, Kurbeitrag und Statistik: Zuständigkeiten im Überblick. Fachlich eingeordnet werden die Themen von unserem Autorenteam.
Die führende Gästeliste dokumentiert jeden tatsächlichen Aufenthalt
Die führende Gästeliste ist Ihre Arbeitsgrundlage. Sie sollte jeden tatsächlichen Aufenthalt abbilden, nicht nur jede Buchung. Eine Buchung kann storniert, verkürzt, verlängert oder mit einer anderen Personenzahl durchgeführt werden. Für Kurbeitrag und Beherbergungsstatistik sind deshalb die realen Aufenthaltsdaten maßgeblich.
Mindestfelder für die tägliche Pflege
Führen Sie pro Aufenthalt mindestens die Unterkunft oder Wohnungsnummer, Anreisedatum, tatsächliches Abreisedatum, Gästezahl und Zahl der Übernachtungen. Ergänzen Sie diejenigen Merkmale, die Ihre örtliche Satzung für den Kurbeitrag verlangt. Das können etwa beitragspflichtige und nicht beitragspflichtige Personen, Alter oder Altersgruppe, Befreiungsgrund, Ermäßigungsgrund, Saison oder Reisezeit sein.
- Unterkunft eindeutig bezeichnen, damit parallele Aufenthalte zugeordnet werden können.
- Anreise sofort eintragen und das Abreisedatum nach der tatsächlichen Abreise prüfen.
- Übernachtungen aus Anreise und tatsächlicher Abreise nachvollziehbar berechnen.
- Beitragsrelevante Merkmale getrennt festhalten, statt sie nur in Freitextnotizen zu verstecken.
- Änderungen mit Datum und Grund dokumentieren, etwa bei Verlängerung oder vorzeitiger Abreise.
Die Liste muss nicht zwingend eine bestimmte technische Form haben. Papier, Tabellenkalkulation oder eine Software können geeignet sein, wenn Änderungen nachvollziehbar bleiben und die Daten fristgerecht für Gemeinde und Statistik bereitstehen. Bei einer Tabelle ist es sinnvoll, die Monatsauswertung aus einer Kopie oder einem geschützten Datenstand zu erzeugen, damit spätere Eingaben die bereits abgegebenen Werte nicht unbemerkt verändern.
Prüfen Sie vor dem ersten Aufenthalt die aktuelle Satzung, die Meldewege und die Abgabefristen Ihrer Gemeinde. Legen Sie diese Unterlagen zusammen mit der Gästeliste ab. Für die laufende Planung ist ein Fristenkalender für Kurbeitrag und Beherbergungsstatistik hilfreich, weil Abrechnungs- und Meldezeitpunkte nicht zwingend zusammenfallen.
Der besondere Meldeschein enthält nur die gesetzlich geforderten Angaben
Der besondere Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz ist von der kommunalen Gästeliste zu unterscheiden. Seit dem Wegfall der allgemeinen hotelrechtlichen Meldepflicht für deutsche Staatsangehörige ist er insbesondere für ausländische Gäste relevant. Ob daneben eine kommunale Gästekarte oder Kurkarte auszustellen ist, richtet sich nicht nach dem Bundesmeldegesetz, sondern nach der jeweiligen Satzung.
Angaben nach dem Bundesmeldegesetz
Paragraf 30 Absatz 2 Bundesmeldegesetz nennt für den besonderen Meldeschein den Tag der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise, Familiennamen, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten und Anschrift des Gastes. Hinzu kommen die Zahl der mitreisenden Familienangehörigen und deren Staatsangehörigkeiten sowie bei ausländischen Gästen die Seriennummer eines anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers.
Erheben Sie keine Daten, die für diesen Zweck nicht erforderlich sind. Insbesondere ersetzt ein für Kurbeitrag oder Statistik benötigtes Merkmal nicht automatisch eine Rechtsgrundlage, es zusätzlich auf dem besonderen Meldeschein zu notieren. Halten Sie den Meldeschein daher als eigenes, gesetzlich begrenztes Dokument vor.
Nach Paragraf 29 Absatz 2 Bundesmeldegesetz hat der ausländische Gast den besonderen Meldeschein am Tag der Ankunft eigenhändig zu unterschreiben. Bei mitreisenden Familienangehörigen genügt die Unterschrift eines erwachsenen Familienmitglieds. Die praktische Umsetzung, insbesondere bei kontaktloser Anreise, muss diese Vorgabe zuverlässig abbilden. Einzelheiten erläutert der Beitrag Ausländische Feriengäste und die Vorgaben des Paragrafen 29 BMG.
Die Kurbeitragsabrechnung braucht einen Satzungsbezug
Die Kurbeitragsabrechnung ist keine bloße Summe aus Übernachtungen. Sie belegt, wie Sie die Vorgaben der konkreten kommunalen Satzung auf die einzelnen Aufenthalte angewendet haben. Bewahren Sie deshalb neben der Abrechnung auch die für den Zeitraum geltende Satzungsfassung, Änderungen der Beitragssätze sowie Vorgaben der Gemeinde zu Meldung und Zahlung auf.
Abrechnungsübersicht je Zeitraum
Erstellen Sie für jeden Abrechnungszeitraum eine Übersicht, die sich auf die führende Gästeliste zurückführen lässt. Sie sollte Aufenthaltsdaten, Unterkunft, Zahl der beitragspflichtigen Übernachtungen, angewendeten Beitragssatz, Befreiung oder Ermäßigung, errechneten Betrag und den Verweis auf die maßgebliche Satzung enthalten. Wenn die Gemeinde ein eigenes Portal oder Formular verlangt, legen Sie dessen abgegebene Fassung ebenfalls ab.
| Angabe | Zweck der Dokumentation |
|---|---|
| Abrechnungszeitraum | Ordnet die Übersicht der fristgerechten Meldung und Zahlung zu. |
| Aufenthaltsdaten und Übernachtungen | Ermöglichen die Prüfung der Berechnung aus der Gästeliste. |
| Beitragssatz | Zeigt, welcher Satz für Ort, Zeitraum und Personengruppe verwendet wurde. |
| Befreiung oder Ermäßigung | Macht Abweichungen vom Regelfall nachvollziehbar. |
| Satzungsverweis und Betrag | Verbindet Rechtsgrundlage und geschuldeten Gesamtbetrag. |
Ändert die Gemeinde ihre Satzung, darf die neue Fassung nicht rückwirkend unbemerkt in alte Abrechnungen eingehen. Notieren Sie daher bei jedem Zeitraum den Stand der Satzung. Auch Bescheide, Zahlungsaufforderungen, Korrekturen und Zahlungsnachweise gehören zu dieser Akte, weil sie den Abrechnungsvorgang vollständig machen.
Für Befreiungen gehören Nachweise zur Abrechnung
Ob und unter welchen Voraussetzungen Gäste vom Kurbeitrag befreit werden oder eine Ermäßigung erhalten, bestimmt die örtliche Satzung. Es gibt keine einheitliche bundesweite Nachweisliste. Manche Satzungen verlangen einen konkreten Nachweis, andere sehen besondere Meldeverfahren, Altersgrenzen oder weitere Voraussetzungen vor. Lesen Sie deshalb stets die für den Aufenthaltszeitraum gültige Fassung.
Ordnen Sie jeden Nachweis eindeutig dem Aufenthalt, dem Gast und der abgerechneten Befreiung oder Ermäßigung zu. Das kann über eine laufende Vorgangsnummer in Gästeliste, Abrechnung und Nachweis erfolgen. Der Nachweis muss nicht mehrfach kopiert werden, sofern der Bezug bei einer Prüfung klar und dauerhaft hergestellt werden kann.
Datensparsam und prüfbar ablegen
Bewahren Sie nur auf, was Satzung, Abrechnung oder eine andere Rechtsgrundlage erfordern. Wenn ein Nachweis sensible Informationen enthält, ist ein Zugriffsschutz besonders wichtig. Halten Sie in der Abrechnung fest, welche Satzungsregel angewendet wurde und wo der dazugehörige Nachweis liegt. So bleibt die Abrechnung prüfbar, ohne unnötige personenbezogene Daten in der allgemeinen Gästeliste zu verbreiten.
Fehlt ein verlangter Nachweis bei der Abreise, sollten Sie die Befreiung nicht vorschnell als endgültig behandeln. Klären Sie anhand der Satzung und gegebenenfalls mit der zuständigen Gemeinde, welches Verfahren vorgesehen ist. Dokumentieren Sie die Entscheidung und eine spätere Korrektur nachvollziehbar.
Die Statistikmeldung wird mit der Monatsauswertung abgelegt
Berichtspflichtige Beherbergungsstätten übermitteln Angaben nach dem Beherbergungsstatistikgesetz an die zuständige statistische Stelle. Ob Ihre Ferienvermietung berichtspflichtig ist, richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und der Erfassung durch die Statistikbehörde. Die Aufforderung, Zugangsdaten und Hinweise des zuständigen Statistischen Landesamts sollten Sie daher zu Ihren Dauerunterlagen nehmen.
Für jeden gemeldeten Monat legen Sie die Monatsauswertung ab, aus der die übermittelten Werte hervorgehen. Dazu gehören insbesondere die für die Statistik ermittelten Ankünfte und Übernachtungen sowie die Aufteilung, soweit diese im konkreten Meldeverfahren verlangt wird. Die Begriffe der Statistik können von denen der Kurbeitragssatzung abweichen. Übernehmen Sie deshalb nicht ungeprüft eine Kurbeitragssumme als Statistikwert.
Übermittlung belegbar machen
Speichern oder drucken Sie die Eingabebestätigung, das Übermittlungsprotokoll oder eine vergleichbare Bestätigung der Statistikstelle. Bei Berichtigungen bewahren Sie sowohl die ursprüngliche Monatsauswertung als auch die Korrektur und ihre Begründung auf. Damit lässt sich später erklären, warum ein Monatswert in der Statistik von einer früheren Arbeitsversion abweicht.
Ein fester Monatsabschluss hilft: Prüfen Sie zunächst Abreisen und Übernachtungen in der Gästeliste, erstellen Sie danach die Statistikwerte und schließen Sie erst dann die Kurbeitragsabrechnung nach den Satzungsregeln ab. Unterschiedliche Fristen und Begriffe bleiben so sichtbar, statt in einer einzigen undurchsichtigen Zahl zusammenzufallen.
Buchungsbelege und Zahlungsnachweise folgen den GoBD
Buchungsbestätigungen, Rechnungen, Zahlungsnachweise und Korrekturbelege sind die Grundlage einer nachvollziehbaren Buchführung. Sie zeigen, wann eine Leistung vereinbart, abgerechnet, bezahlt oder geändert wurde. Ordnen Sie diese Belege so ab, dass ein Geschäftsvorfall vom Buchungsvorgang bis zum Zahlungsnachweis und zurück verfolgt werden kann.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, verlangen unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Erfassung, Ordnung und Unveränderbarkeit. Für elektronische Unterlagen bedeutet das nicht lediglich, eine Rechnung auszudrucken. Bewahren Sie sie im empfangenen oder erzeugten elektronischen Format auf, wenn dieses für den Belegcharakter relevant ist.
Stornierungen, Preisnachlässe, Rückerstattungen und geänderte Rechnungen dürfen den ursprünglichen Vorgang nicht spurlos ersetzen. Legen Sie den Korrekturbeleg und den Anlass zur ursprünglichen Buchung. Stimmen Sie die Ablage mit Ihrer Buchhaltung oder Steuerberatung ab, insbesondere wenn Sie Plattformabrechnungen, Barzahlungen und Bankzahlungen kombinieren.
Meldescheine und steuerliche Unterlagen haben unterschiedliche Fristen
Besondere Meldescheine unterliegen einer speziellen und kurzen Frist. Nach Paragraf 30 Absatz 4 Bundesmeldegesetz sind sie ein Jahr ab dem Tag der Ankunft aufzubewahren. Anschließend sind sie innerhalb von drei Monaten zu vernichten. Planen Sie die Löschung oder datenschutzgerechte Vernichtung daher bereits beim Ablegen, damit solche Formulare nicht versehentlich dauerhaft im Archiv bleiben.
Für steuerliche Unterlagen gelten dagegen die Aufbewahrungsfristen des Paragrafen 147 Abgabenordnung. Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie sonstigen Organisationsunterlagen sind grundsätzlich länger aufzubewahren als Handels- oder Geschäftsbriefe. Auch für Buchungsbelege gilt eine eigenständige gesetzliche Frist. Welche Kategorie auf Ihren einzelnen Beleg zutrifft, sollten Sie bei Zweifeln steuerlich prüfen lassen.
Fristenplan und Zugangsschutz vorbereiten
Trennen Sie Meldescheine räumlich oder digital von Rechnungen, Zahlungsbelegen, Kurbeitragsakten und Statistikunterlagen. Vergeben Sie Aufbewahrungs- und Löschtermine je Dokumentart. Steuerliche Unterlagen dürfen nicht wegen der kürzeren melderechtlichen Frist vernichtet werden, sofern sie eigenständig steuerlich aufbewahrungspflichtig sind. Umgekehrt rechtfertigt die steuerliche Ablage nicht, besondere Meldescheine länger als melderechtlich zulässig zu speichern.
Eine vorbereitete Struktur kann so aussehen: eine laufende Gästeliste als Quelle, getrennte Ordner für Meldescheine, Kurbeitragsabrechnungen mit Satzungen und Nachweisen, Monatsauswertungen mit Statistikbestätigungen sowie Buchungs- und Zahlungsbelege. Mit Gastblatt für Gästeanmeldung, Kurbeitragsabrechnung und Statistikmeldung aus einer gemeinsamen Gästeliste lassen sich diese Vorgänge aus derselben Datengrundlage vorbereiten, statt drei getrennte Zettelstapel nachzuführen. Wenn Sie die Abläufe vor der nächsten Saison sehen oder frühen Zugang besprechen möchten, nutzen Sie das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
