Meldescheinpflicht seit 2025: Was sich für Vermieter ändert
Der Beitrag erläutert die seit dem 1. Januar 2025 geänderte Meldescheinpflicht in Beherbergungsstätten. Er zeigt, welche Unterscheidung Vermieter nun bei deutschen und ausländischen Gästen treffen müssen.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Beherbergungsstätten eine klare Trennung: Für deutsche Staatsangehörige ist der besondere Meldeschein nach dem Bundesmeldegesetz entfallen. Für ausländische Gäste besteht er weiterhin. Wer Ferienwohnungen vermietet, sollte deshalb den Anreiseablauf vor der nächsten Buchung prüfen, statt erst bei der Abrechnung oder einer Nachfrage der Gemeinde nachzubessern.
Die Änderung verringert die bundesrechtlichen Pflichten, ersetzt aber nicht jede Datenerhebung am Urlaubsort. Kurbeiträge, Gästekarten und Beherbergungsstatistik folgen anderen Rechtsgrundlagen. Entscheidend ist, dass Sie den Zweck jeder Angabe kennen und Formulare für Meldeschein, kommunale Abgabe und Statistik nicht mehr vermischen. Hinweise zu den rechtlichen Rollen finden Sie auch im Beitrag Meldeschein, Kurbeitrag und Statistik: Zuständigkeiten im Überblick.
Seit dem 1. Januar 2025 entfällt die besondere Meldepflicht für Deutsche
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat Paragraf 29 des Bundesmeldegesetzes geändert. Die Neuregelung gilt seit dem 1. Januar 2025. Der besondere Meldeschein in Beherbergungsstätten ist seither keine bundesrechtliche Pflicht mehr für deutsche Staatsangehörige.
Bis Ende 2024 mussten auch deutsche Gäste einen besonderen Meldeschein ausfüllen und unterschreiben. Diese Pflicht ist weggefallen. Ein deutscher Gast muss Ihnen daher für den besonderen Meldeschein weder Anschrift, Ankunftsdatum und voraussichtliches Abreisedatum eintragen noch eine Unterschrift leisten.
Was der Wegfall konkret bedeutet
Für deutsche Gäste dürfen Sie den alten Meldeschein nicht einfach aus Gewohnheit als gesetzlichen Standard weiterverwenden. Das Bundesmeldegesetz verlangt ihn nicht mehr. Das ist besonders relevant, wenn Papierblöcke noch an der Schlüsselübergabe ausliegen oder ein digitales Anreiseformular bisher alle Gäste gleich behandelt.
Der Wegfall betrifft den besonderen Meldeschein nach Bundesmeldegesetz, nicht automatisch jede Information, die für den Beherbergungsvertrag erforderlich ist. Name, Kontaktmöglichkeit, Buchungszeitraum und Belegung können sich aus der Buchung ergeben. Welche Daten Sie zusätzlich verarbeiten dürfen, richtet sich insbesondere nach dem Vertragszweck und den Vorgaben des Datenschutzrechts.
Für die Praxis empfiehlt sich eine einfache Prüfung vor der Anreise: Handelt es sich um eine deutsche Staatsangehörige oder einen deutschen Staatsangehörigen, ist kein besonderer Meldeschein nach Paragraf 29 Bundesmeldegesetz anzufordern. Die Staatsangehörigkeit ist dabei der maßgebliche Punkt, nicht der Wohnort. Eine Person mit Wohnsitz in Deutschland kann ausländische Staatsangehörige sein.
Für ausländische Gäste bleibt der besondere Meldeschein bestehen
Paragraf 29 Bundesmeldegesetz verpflichtet ausländische Gäste weiterhin zum besonderen Meldeschein. Die Vorschrift erfasst ausländische Staatsangehörige in Beherbergungsstätten. Die Erleichterung seit 2025 gilt somit nicht pauschal für alle Gäste, die in Deutschland übernachten.
Der ausländische Gast muss den besonderen Meldeschein am Tag der Ankunft ausfüllen und unterschreiben. Als Vermieterin oder Vermieter müssen Sie den Ablauf so organisieren, dass der Meldeschein bei einer kontaktlosen Anreise nicht erst verspätet eingeholt wird. Eine Schlüsselbox ändert nichts an der gesetzlichen Pflicht.
Ausländisch bedeutet nicht nur Gast aus einem fernen Reiseland
Maßgeblich ist die Staatsangehörigkeit. Auch Gäste aus Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind ausländische Gäste im Sinn dieser melderechtlichen Regelung, sofern sie nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzen. Eine Unterscheidung nach Wohnsitzland, Sprache oder Buchungsplattform wäre deshalb unzuverlässig.
Bereiten Sie am besten zwei getrennte Wege vor. Der Weg für deutsche Gäste enthält nur die Angaben, die Sie für Vertrag, kommunale Satzung und gegebenenfalls Statistik benötigen. Der Weg für ausländische Gäste ergänzt diese Angaben um den besonderen Meldeschein und die Passvorlage.
- Fragen Sie die Staatsangehörigkeit rechtzeitig und zweckgebunden ab, etwa im Buchungsprozess oder in einer Voranreiseinformation.
- Halten Sie für ausländische Gäste einen besonderen Meldeschein bereit, der vollständig ausgefüllt und unterschrieben werden kann.
- Dokumentieren Sie intern, wer bei Ankunft den Meldeschein und das Ausweisdokument prüft.
- Verwenden Sie für deutsche Gäste keinen Meldeschein allein mit der Begründung, alle Gäste würden gleich behandelt.
Weiterführende Einzelheiten zur fortbestehenden Pflicht behandelt der Beitrag Ausländische Feriengäste und die Vorgaben aus Paragraf 29 Bundesmeldegesetz.
Die Passvorlage bleibt Teil des Ablaufs für Auslandsgäste
Der besondere Meldeschein ist nicht der einzige Schritt bei ausländischen Gästen. Nach Paragraf 30 Absatz 2 Bundesmeldegesetz hat der Gast bei der Ankunft einen anerkannten und gültigen Pass oder Passersatz vorzulegen. Diese Vorgabe besteht neben dem Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins.
Planen Sie daher die persönliche oder organisatorisch abgesicherte Kontrolle am Anreisetag ein. Bei einer Vermietung ohne Rezeption reicht es nicht, nur ein Formular zum Herunterladen zu versenden. Der Prozess muss außerdem vorsehen, wie die Vorlage des Dokuments bei der Ankunft erfolgt.
Kontrolle statt Kopiensammlung
Die Passvorlage dient dem Abgleich der Meldescheinangaben. Sie ist keine allgemeine Aufforderung, Kopien von Pässen zu sammeln oder dauerhaft zu speichern. Erheben und bewahren Sie nur, was die jeweilige Rechtsgrundlage verlangt. Bei Unsicherheit über eine gewünschte Kopie oder eine digitale Übermittlung sollten Sie datenschutzrechtliche Beratung einholen.
Für eine Ferienwohnung kann ein vorbereiteter Ablauf helfen: Informieren Sie ausländische Gäste vorab über Meldeschein und Passvorlage, legen Sie den Meldeschein bereit und bestimmen Sie einen festen Prüfzeitpunkt bei der Ankunft. So entstehen weder Diskussionen an der Tür noch fehlende Unterlagen nach der Abreise.
Die Gesetzesänderung hebt keine kommunale Beitragssatzung auf
Der Wegfall des besonderen Meldescheins für deutsche Gäste betrifft ausschließlich das Bundesmeldegesetz. Kurbeitrags, Fremdenverkehrsbeitrags oder Gästebeitragssatzungen einer Gemeinde gelten daneben weiter. Sie können für die Erhebung eines Beitrags eigene Angaben zu Gästen, Aufenthaltsdauer, Befreiungen oder Ermäßigungen verlangen.
In Kur, Heilbad und Tourismusgemeinden ist deshalb eine genaue Trennung wichtig. Ein Gast muss keinen besonderen Meldeschein nach Bundesmeldegesetz ausfüllen, kann aber trotzdem Angaben für die kommunale Gästekarte oder Kurbeitragsabrechnung machen müssen. Welche Daten, Fristen und Nachweise gelten, steht in der örtlichen Satzung und kann je nach Gemeinde unterschiedlich sein.
Drei Zwecke, drei Prüfungen
| Zweck | Rechtsgrundlage | Praktische Frage |
|---|---|---|
| Besonderer Meldeschein | Bundesmeldegesetz | Ist der Gast ausländische Staatsangehörige oder ausländischer Staatsangehöriger? |
| Kur oder Gästebeitrag | Kommunale Satzung | Welche Angaben und Nachweise verlangt die Gemeinde? |
| Beherbergungsstatistik | Je nach Bundesland einschlägige statistische Vorgaben | Welche Übernachtungsdaten sind zu melden? |
Übernehmen Sie Daten nicht ungeprüft von einem Formular in das andere. Prüfen Sie vielmehr für jeden Zweck, ob die jeweilige Angabe tatsächlich benötigt wird. Das verringert Fehler bei Befreiungen und Ermäßigungen sowie unnötige Datenbestände.
Für den monatlichen Ablauf ist eine aktuelle Ablage der Satzung, der Beitragssätze und der Abgabefristen sinnvoll. Der Beitrag Fristen für Kurbeitrag und Beherbergungsstatistik in der Ferienwohnung organisieren zeigt, wie Sie diese Termine vorausschauend bündeln können.
Bestehende Anreiseformulare müssen nach Gastgruppen getrennt werden
Prüfen Sie alle Unterlagen, die Gäste vor oder bei Anreise erhalten: Buchungsbestätigung, Vorabfrage, Papierformular, Willkommensmappe und digitale Eingabemaske. Formulare aus der Zeit vor 2025 enthalten oft noch Felder und eine Unterschriftszeile für den besonderen Meldeschein deutscher Gäste.
Erstellen Sie nicht zwingend zwei vollständige Dokumentensätze. Praktisch ist auch ein gemeinsames Anreiseformular mit einem klar getrennten Zusatzblatt oder einem digitalen Zusatzschritt nur für ausländische Gäste. Wichtig ist, dass deutsche Gäste nicht unnötig durch melderechtliche Pflichtfelder geleitet werden.
Vor der Saison testen
Gehen Sie den Ablauf einmal aus Sicht beider Gastgruppen durch. Prüfen Sie, welche Angaben aus der Buchung bereits vorliegen, welche Angaben die Gemeinde benötigt und wann bei ausländischen Gästen Meldeschein und Passvorlage erfolgen. Testen Sie auch Sonderfälle wie eine spätere Anreise oder die Schlüsselübergabe durch eine Vertretung.
Eine knappe Arbeitsanweisung verhindert, dass Familienangehörige oder Reinigungskräfte verschiedene Auskünfte geben. Sie sollte festhalten, welche Unterlage für welche Gastgruppe bereitliegt, wo sie abgelegt wird und wer fehlende Angaben zeitnah nachfordert.
Der sinnvollste Zeitpunkt für die Umstellung ist vor der Anreise: Staatsangehörigkeit einordnen, passenden Formularweg festlegen und kommunale Anforderungen getrennt prüfen.
Die Aufbewahrungspflicht für ausländische Meldescheine besteht fort
Für besondere Meldescheine ausländischer Gäste gilt weiterhin Paragraf 30 Absatz 4 Bundesmeldegesetz. Der Beherbergungsstätteninhaber bewahrt den Meldeschein ein Jahr auf, beginnend mit dem Tag der Ankunft. Nach Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist ist der Meldeschein innerhalb von drei Monaten zu vernichten.
Diese Frist betrifft den besonderen Meldeschein nach Bundesmeldegesetz. Für Unterlagen zur Kurbeitragsabrechnung, Rechnungen oder statistischen Meldungen können andere Aufbewahrungsanforderungen gelten. Prüfen Sie diese Unterlagen getrennt und richten Sie keine einheitliche Löschfrist ein, die einzelne Pflichten übersieht.
Eine Ablage, die Fristen sichtbar macht
Bei Papiermeldescheinen hilft eine chronologische, zugriffsgeschützte Ablage nach Ankunftsdatum. Notieren Sie einen festen Prüftermin für die Vernichtung. Digitale Unterlagen benötigen ebenfalls klare Zugriffsrechte und einen nachvollziehbaren Löschprozess. Die Vernichtung muss so erfolgen, dass die personenbezogenen Daten nicht mehr lesbar oder wiederherstellbar sind.
Fassen Sie Ihren Anreiseprozess jetzt in einer kurzen Checkliste zusammen: Deutsche Gäste erhalten keinen besonderen Meldeschein nach Bundesmeldegesetz. Ausländische Gäste füllen ihn am Ankunftstag aus, unterschreiben ihn und legen Pass oder Passersatz vor. Kommunale Beiträge und Statistik prüfen Sie zusätzlich anhand der örtlichen und landesrechtlichen Vorgaben.
Wenn Meldeschein, Gästebeitrag und Statistik bisher aus getrennten Zettelstapeln entstehen, lohnt sich eine Vorbereitung vor der Saison. Gastblatt verbindet Gästeanmeldung, Kurbeitragsabrechnung und Statistikmeldung aus einer einzigen Gästeliste. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Fachlich verantwortet und eingeordnet wird der Beitrag von unserem Autorenteam.
