Fristenkalender für Kurbeitrag und Beherbergungsstatistik
Der Beitrag ordnet wiederkehrende Termine entlang des Jahres und trennt gesetzliche Fristen von kommunalen Vorgaben. So können Vermieter aus Aufenthaltsdaten rechtzeitig Meldungen und Abrechnungen vorbereiten.
Ein Fristenkalender für die Ferienvermietung beginnt nicht mit einer allgemeinen Liste von Terminen, sondern mit der Zuordnung jeder Übernachtung zu den richtigen Pflichten. Der Kurbeitrag folgt der örtlichen Satzung, die Beherbergungsstatistik dem Bundesrecht und Meldescheine ausländischer Gäste dem Bundesmeldegesetz. Wer diese Wege trennt, vermeidet es, einen kommunalen Zahlungstermin mit einer statistischen Meldefrist zu verwechseln.
Für Vermieter ohne Rezeption ist eine fortlaufend gepflegte Gästeliste die praktische Grundlage. Tragen Sie Anreise, geplante und tatsächliche Abreise, Anzahl der Gäste, Übernachtungen sowie die für die Gemeinde relevanten Befreiungen unmittelbar bei Buchung und Abreise ein. Dieser Beitrag wurde von einem Autor des Gastblatt Magazins fachlich eingeordnet und hilft Ihnen, die wiederkehrenden Aufgaben vor dem Monatsende vorzubereiten.
Kommunale Abgabefristen stehen in Satzung oder Bescheid
Für Kurbeitrag, Gästebeitrag, Fremdenverkehrsabgabe oder vergleichbare kommunale Abgaben gibt es keine bundesweit einheitliche Abgabefrist. Maßgeblich ist die Satzung Ihrer Gemeinde in der jeweils geltenden Fassung. Je nach Bundesland und Kommune können auch abweichende Begriffe, Erhebungsverfahren und Zuständigkeiten verwendet werden.
Lesen Sie die Satzung zusammen mit dem Erhebungsbogen, dem Zugang zum kommunalen Meldeportal und einem möglichen Bescheid. Dort steht, für welchen Zeitraum Sie abrechnen, bis wann die Abrechnung eingehen muss, wann der Betrag fällig wird und ob Vorauszahlungen verlangt werden. Abgabetermin und Zahlungsziel können auseinanderfallen.
Die vier Angaben für Ihren Kalender
Übernehmen Sie nicht nur einen einzelnen Stichtag in Ihren Kalender. Notieren Sie für jede Gemeinde die zugrunde liegende Quelle und diese Angaben:
- den Abrechnungszeitraum, etwa einen Monat, ein Quartal oder eine Saison,
- den Termin für die Abgabe der Erklärung oder elektronischen Meldung,
- das Zahlungsziel und die angegebene Zahlungsart,
- Vorauszahlungen, Korrekturwege und die zuständige Stelle für Rückfragen.
Prüfen Sie außerdem, welche Daten die Gemeinde für Kinder, Begleitpersonen, beruflich Reisende oder andere möglicherweise befreite Gäste fordert. Eine Befreiung darf nicht allein deshalb angenommen werden, weil sie in einer Nachbargemeinde gilt. Grundlage ist immer die eigene örtliche Regelung und gegebenenfalls der verlangte Nachweis.
Legen Sie die Satzung und den jüngsten Bescheid an einem festen digitalen oder gedruckten Ort ab. Ergänzen Sie Ihren Kalender um einen internen Vorbereitungstermin vor der kommunalen Frist. Dann bleibt Zeit, fehlende Abreisedaten zu klären, Befreiungen zu prüfen und die Summe mit der Gästeliste abzugleichen. Typische Fehlerquellen erläutert der Beitrag Fehler bei der Kurbeitragsabrechnung früh vermeiden.
Die Beherbergungsstatistik folgt dem Kalendermonat
Die Beherbergungsstatistik hat einen anderen Rhythmus als die kommunale Abrechnung. Nach Paragraf 5 des Beherbergungsstatistikgesetzes ist der Berichtszeitraum der Kalendermonat. Die Angaben sind bis zum zwanzigsten Tag des folgenden Monats zu übermitteln.
Diese Frist bezieht sich auf die statistische Meldung, nicht auf den Kurbeitrag. Die zuständige Statistikbehörde ist in der Regel das Statistische Landesamt. Welche technische Übermittlung genutzt wird, welche Zugangsdaten gelten und wie Rückfragen beantwortet werden, richtet sich nach dem jeweiligen Land und den Vorgaben der zuständigen Stelle.
Monatsabschluss vor dem zwanzigsten Tag
Planen Sie die Arbeit nicht erst für den gesetzlichen Abgabetag ein. Schließen Sie den vergangenen Monat intern kurz nach Monatsende ab. So bleibt ein Puffer, falls eine Abreise noch nicht erfasst, eine Buchung geändert oder eine Rückfrage des Landesamts zu beantworten ist.
| Aufgabe | Praktischer Zeitpunkt | Zweck |
|---|---|---|
| Gästeliste prüfen | Unmittelbar nach Monatsende | Offene Abreisen und fehlende Angaben erkennen |
| Übernachtungen zusammenstellen | Vor der Statistikmeldung | Monatswerte aus tatsächlichen Aufenthalten bilden |
| Statistik übermitteln | Spätestens bis zum zwanzigsten Tag des Folgemonats | Frist nach Paragraf 5 Beherbergungsstatistikgesetz einhalten |
| Kommunale Abrechnung vorbereiten | Nach dem örtlichen Kalender | Satzungsfrist und Zahlungsziel einhalten |
Bewahren Sie einen nachvollziehbaren Arbeitsstand auf, aus dem hervorgeht, wie die gemeldeten Monatswerte entstanden sind. Das erleichtert Korrekturen und verhindert, dass Zahlen aus verschiedenen Excel Dateien oder Papierlisten später nicht mehr zusammenpassen.
Die Berichtspflicht beginnt erst bei der gesetzlichen Schwelle
Die Auskunftspflicht für die Beherbergungsstatistik trifft nach Paragraf 3 des Beherbergungsstatistikgesetzes Beherbergungsstätten mit mindestens zehn Schlafgelegenheiten. Das bedeutet nicht automatisch, dass jede einzelne Ferienwohnung gesondert beurteilt wird. Entscheidend ist der Betrieb, für den die Statistikpflicht geprüft wird.
Zählen Sie deshalb alle verfügbaren Schlafgelegenheiten, die zu Ihrem Beherbergungsbetrieb gehören. Maßgeblich ist nicht, wie viele Betten in einem bestimmten Monat belegt waren. Auch eine zeitweise leer stehende oder saisonal angebotene Unterkunft kann bei der Prüfung relevant sein, wenn sie als Schlafgelegenheit verfügbar ist.
Die Betriebsgrenze sauber prüfen
Besonders sorgfältig sollten Sie prüfen, wenn mehrere Ferienwohnungen unter derselben Vermietung geführt werden, wenn Wohnungen an unterschiedlichen Anschriften liegen oder wenn sich Eigentum und Betrieb unterscheiden. Die Einordnung kann vom Einzelfall abhängen. Fragen Sie bei Zweifeln das zuständige Statistische Landesamt und dokumentieren Sie die Auskunft für Ihre Unterlagen.
Die Schwelle betrifft die Berichtspflicht zur Beherbergungsstatistik. Sie befreit nicht von kommunalen Pflichten. Eine Unterkunft unterhalb der statistischen Schwelle kann daher trotzdem Meldungen oder Abrechnungen für den Kurbeitrag abgeben müssen, wenn die örtliche Satzung dies vorsieht.
Führen Sie in Ihrem Jahreskalender einen eigenen Prüftermin ein, bevor die Saison oder die Vermietung neuer Wohnungen beginnt. Prüfen Sie dann die Zahl der Schlafgelegenheiten erneut. So bemerken Sie eine mögliche Änderung der Berichtspflicht vor dem ersten betroffenen Berichtsmonat und nicht erst nach einer Aufforderung der Behörde.
Die tatsächliche Abreise schließt den Datenmonat ab
Für den Monatsabschluss genügt die bei Buchung geplante Aufenthaltsdauer nicht. Entscheidend ist, was tatsächlich stattgefunden hat. Gäste können früher abreisen, verlängern oder teilweise später anreisen. Solche Änderungen wirken sich auf Übernachtungen und, je nach Satzung, auf die kommunale Abrechnung aus.
Prüfen Sie nach Monatsende jeden Aufenthalt, der den Monatswechsel berührt. Erfassen Sie die tatsächliche Anreise und Abreise, die Gästezahl und die daraus folgenden Übernachtungen. Erst danach sollten Sie die Summen für Statistik und kommunale Abrechnung bilden.
Eine feste Abschlussroutine statt Nachrechnen
Eine kurze Routine verhindert, dass Sie dieselben Daten mehrfach suchen. Vergleichen Sie Buchungskalender, Gästeliste und vorhandene Meldescheine. Klären Sie Abweichungen sofort, solange Sie den Gast bei Bedarf noch erreichen und der Vorgang im Gedächtnis ist.
- Markieren Sie Aufenthalte, die im vergangenen Monat begonnen oder geendet haben.
- Ersetzen Sie geplante durch tatsächliche An und Abreisedaten.
- Prüfen Sie die Zahl der anwesenden Gäste und die Übernachtungen.
- Ordnen Sie Befreiungen oder Ermäßigungen anhand der örtlichen Vorgaben zu.
- Erst danach erstellen Sie Statistikmeldung und Kurbeitragsabrechnung.
Wenn mehrere Personen diese Aufgaben übernehmen, legen Sie fest, wer Änderungen einträgt und wer die Endkontrolle durchführt. Die Zuständigkeiten für Meldeschein, Kurbeitrag und Statistik können sich im Arbeitsablauf unterscheiden. Eine klare Aufgabenverteilung beschreibt auch der Beitrag Meldeschein, Kurbeitrag und Statistik richtig zuordnen.
Meldescheine ausländischer Gäste werden zwölf Monate aufbewahrt
Paragraf 30 Absatz 4 des Bundesmeldegesetzes regelt die Aufbewahrung besonderer Meldescheine. Diese sind vom Tag der Anreise an zwölf Monate aufzubewahren und innerhalb von drei Monaten nach Ablauf dieser Frist zu vernichten. Die Frist läuft damit für jeden Meldeschein einzeln ab dem jeweiligen Anreisetag.
Die Regel betrifft besondere Meldescheine nach dem Bundesmeldegesetz, insbesondere im Zusammenhang mit ausländischen Gästen. Sie sollten diese Unterlagen getrennt von bloßen Buchungsnotizen und steuerlichen Belegen organisieren. So lässt sich die Vernichtung fristgerecht durchführen, ohne Unterlagen mit längerer Aufbewahrung versehentlich mitzuvernichten.
Vernichtung im Kalender vorsehen
Erstellen Sie eine Liste mit Anreisedatum, Ablauf der Aufbewahrung und spätestem Zeitraum für die Vernichtung. Ein turnusmäßiger Prüftermin hilft, die Unterlagen weder zu früh noch unnötig lange aufzubewahren. Achten Sie bei der Vernichtung auf den Schutz personenbezogener Daten.
Die Vorgaben zu den besonderen Meldescheinen ersetzen keine kommunalen Anforderungen, soweit eine Gemeinde für den Kurbeitrag eigene Meldedaten verlangt. Welche Angaben bei ausländischen Feriengästen zu beachten sind, fasst der Beitrag Ausländische Feriengäste und die Vorgaben des Bundesmeldegesetzes zusammen.
Aufbewahrungsfristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres
Für steuerlich relevante Unterlagen gilt die Fristberechnung nach Paragraf 147 Absatz 4 der Abgabenordnung. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Handels oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Welche Dauer im konkreten Fall gilt, hängt von der Art der Unterlage und der jeweils geltenden Fassung der Abgabenordnung ab.
Trennen Sie diese steuerliche Fristenlogik von der kürzeren Aufbewahrung besonderer Meldescheine nach dem Bundesmeldegesetz. Ein Papier, das für mehrere Zwecke relevant ist, sollte nicht nach einer einzelnen Faustregel entsorgt werden. Klären Sie im Zweifel mit Ihrem Steuerberater, welche Unterlage er für Buchführung, Einnahmenüberschussrechnung, Umsatzsteuer oder den Jahresabschluss benötigt.
Geordnete Ablage macht Fristen prüfbar
Eine geordnete Ablage spart vor allem bei Rückfragen Zeit. Ordnen Sie Unterlagen nach Kalenderjahr, Monat und Vorgang. Vermerken Sie, ob es sich um einen Buchungsbeleg, eine kommunale Abrechnung, eine Statistikbestätigung, einen Meldeschein oder einen sonstigen Nachweis handelt.
Übergeben Sie dem Steuerberater nicht nur lose Ausdrucke, sondern eine nachvollziehbare Zusammenstellung. Dazu gehören Zahlungsnachweise, Rechnungen, Abrechnungen der Gemeinde und die Erläuterung auffälliger Korrekturen. Die steuerliche Aufbewahrung und sinnvolle Dokumentation für Ferienvermieter behandelt auch der Beitrag Unterlagen für Ferienvermieter geordnet aufbewahren.
Ihr Fristenkalender bündelt damit drei Ebenen: örtliche Termine aus Satzung oder Bescheid, die Monatsfrist der Beherbergungsstatistik und die personenbezogene Frist für besondere Meldescheine. Legen Sie interne Prüftermine davor und aktualisieren Sie den Kalender, sobald die Gemeinde eine neue Satzung oder einen neuen Bescheid versendet.
Wenn Sie Gästeanmeldung, Kurbeitragsabrechnung und Statistikmeldung nicht aus getrennten Zettelstapeln erstellen möchten, kann Gastblatt als gemeinsame Gästeliste für Anmeldung, Kurbeitragsabrechnung und Statistikmeldung den Ablauf bündeln. Für eine Vorführung oder frühen Zugang nutzen Sie bitte das Kontaktformular. Bereiten Sie die nächste Abrechnung vor dem Monatsende vor, indem Sie zuerst Satzung, Bescheid, Statistikzugang und Ablagestruktur an einem Ort bereitlegen.
